Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l’insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l’Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques – grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations…
Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr
Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité
Mission du service :
Au sein du Dpt de Physique, FSO, Paris-Saclay, l’agent sera gestionnaire financier sur un poste de support du responsable financier. Il/Elle soutiendra les secrétariats pédagogiques pour la rédaction des bons de commande, pour l’organisation des missions ainsi que pour la gestion des stages (sur PStage). Au niveau pédagogique, l’agent.e aura la responsabilité des enquêtes Sphinx demandées par les filières du Dpt de Physique. Il/Elle sera également en charge du secrétariat administratif du Pôle de Micro-nanoélectronique Ile-de-France Sud (PMIPS) de la Coordination nationale des formations en micronanoélectronique (CNFM). Dans ce cadre, il-elle sera en charge, avec l’enseignant chercheur référent du PMIPS de répondre aux nombreuses enquêtes du CNFM en lien avec l’ensemble des établissements, de justifier les actions du PMIPS et les projets, faire les comptes rendus des réunions. Plus généralement, sous la responsabilité de la responsable administrative du Dpt de Physique, l’agent.e effectuera toute tâche rendue nécessaire pour la continuité du service dans le domaine administratif, financier ou pédagogique. En parallèle, l’agent.e aura la responsabilité de secrétariats pédagogiques de Master, sous la direction de ses responsable pédagogiques.
Activités principales de l’agent.e :
Dans le cadre de la gestion dans son périmètre, il/elle assure notamment à 50% ou plus pour la partie administrative et financière au Dpt de Physique :
– Support pour l’élaboration des bons de commandes en soutien aux secrétariats et services du Dpt
– Gestion des enquêtes Sphynx pour les filières
– Gestion des stages des filières
– Gestion des missions (ordres de mission) pour les filières.
– Gestion du budget du PMIPS, de la trésorerie du CNFM, liens étroits avec le secrétariat du CNFM
– Réponse aux nombreuses enquêtes du CNFM en lien avec l’ensemble des établissements
– Justification des actions du PMIPS et les projets, faire les comptes rendus des réunions
– Participation aux actions transverses du département de physique
Par ailleurs, l’agent assure sur 50% maximum de son temps les secrétariats des filières suivantes : M2 MAMI et M2 MSMI, filières par apprentissage, ainsi que M2 PPF (Physique des plasmas et de la fusion). Les M2 par apprentissage MAMI et MSMI font partie de la Mention Matériaux.
L’agent.e assurera les tâches suivantes à l’exclusion de la gestion proprement de l’alternance (stages, relation avec le CFA) qui sera dévolue à un autre agent:
– Gestion de l’emploi du temps, réservation de salles,
– Inscriptions pédagogiques sur apogée, organisation du retour des notes, saisie des notes sur apogée,
– Préparation du planning des examens, et réservation des salles, préparations des feuilles d’émargement, des copies et brouillons,
– Gestion de l’ENT (eCampus),
– Communication avec les étudiants, les enseignants et responsables par mél et téléphone,
– Communication avec la scolarité et les autres services (financier et missions si nécessaire),
– Affichage des notes anonymisées,
– Etablissement d’attestations,
– Gestion des HCC pour les intervenants extérieurs,
– Enquêtes Sphinx,
– Enquêtes sur le devenir des étudiants et entretien d’un annuaire des anciens étudiants.
Plus généralement, toute tâche nécessaire à la bonne marche du secrétariat pédagogique, identifiée par le/la responsable pédagogique … Le M2 PPF est l’unique Master généraliste au niveau national en physique des plasmas . L’agent.e assurera un secrétariat limité pour PPF à la gestion des notes (Apogée), le suivi des stages et la communication avec les étudiants.
Liste des activités non exhaustive et susceptible d’évolution au regard des nécessités de service.
Connaissance, savoir :
· Connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative et financière
· Connaissance des outils de base en pédagogie
· Notions de base en gestion budgétaire et comptable
· Notions de base de la réglementation des Marchés Publics
· Notions de l’organisation et du fonctionnement de l’Université
· Notions de l’environnement et réseaux professionnels
· Notions des techniques d’élaboration de documents et des techniques de communication
· Connaissance des différentes instances de l’Université pour l’accompagnement des étudiants : scolarité, relations internationales, services sociaux, direction informatique…
· Connaissance des textes et règlements relatifs aux formations
Savoir-faire :
· Utiliser les logiciels de gestion administrative (APOGEE) et financière (SIFAC, GESLAB), les logiciels de bureautique
• Utiliser les logiciels de bureautique (word, excel)
· Utiliser les outils de partage en ligne (outils Cirrus ou Google)
· Utiliser les techniques de classement et d’archivage
· Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones…)
· Analyser et gérer les demandes d’information
· Utiliser les techniques de classement et d’archivage
· Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’Université et du CNRS
· Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones…)
· Trier, hiérarchiser et classer les informations
· Analyser et gérer les demandes d’information
· Gérer la confidentialité des informations et des données
· Contrôler la qualité et la cohérence des données saisies
Savoir-être :
· Avoir le sens de la communication écrite et orale
· Être à l’écoute et avoir un bon relationnel
· Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée, avec rigueur et efficacité (organisation, respect des délais, des normes et des procédures, …)
· Collaborer avec les autres intervenants
· Savoir travailler en équipe
· Savoir s’adapter et être réactif
· Être autonome, prendre des initiatives dans l’exercice de ses attributions
· Savoir gérer la confidentialité des informations et des données
· Savoir rendre compte à sa hiérarchie